Сервер пресс - релизов:::Выставки, форумы, конференции, конкурсы. Выставочное и презентационное оборудование.:::Электронный архив в ЗакСобрании Новосибирской обл
Полная версия
Электронный архив в ЗакСобрании Новосибирской обл
В Законодательном Собрании Новосибирской области – новый этап автоматизации документных процессов. В июне текущего года в организации появилось специализированное решение для работы с архивом – система «Архивное ДЕЛО». Она дополнила и расширила возможности СЭД «ДЕЛО», профессионального программного продукта для управления документами, с которым специалисты аппарата Заксобрания НСО работают уже 10 лет. Разработчиком этих систем является компания ЭОС (Москва), а внедрением занимались специалисты «КС-Консалтинг».

На пути к электронному архиву документов: «Архивное ДЕЛО» для оперативного хранения и подготовки номенклатуры дел

Законодательное Собрание Новосибирской области является источником комплектования Архивного фонда РФ. Наиболее ценные для истории документы, образующиеся в его деятельности, подлежат передаче в Госархив (в бумажном виде) после истечения сроков хранения в архиве организации. Обработку дел постоянного и долговременного хранения ведут на договорной основе сотрудники Государственного архива Новосибирской области. Работа с делами временных сроков хранения и последующее их уничтожение, а также составление номенклатуры дел – обязанность сотрудников аппарата Заксобрания.
Для упрощения работы с завершенными делопроизводством документами в период их оперативного хранения, а также для автоматизации подготовки номенклатуры дел была выбрана система «Архивное ДЕЛО». С ее помощью планировалось решить следующие задачи:
• Создать электронный архив организации с исчерпывающими возможностями поиска дел и документов, делопроизводство по которым завершено.
• Организовать оперативное хранение дел.
• Сократить затраты времени на поиск необходимых дел и документов.
• Автоматизировать подготовку номенклатуры дел Заксобрания.
В соответствии с распределением обязанностей в каждом структурном подразделении Заксобрания имеется ответственный за делопроизводство. Он составляет номенклатуру подразделения и комплектует дела для передачи в архив организации. Составление сводной номенклатуры возложено на ответственного за архив, и в связи с внедрением специализированного решения его задача значительно упростилась. Теперь сводная номенклатура дел формируется в системе «Архивное ДЕЛО», затем ее экспортируют в «ДЕЛО», и уже в соответствии с ней пользователи будут списывать документы в номенклатурные дела.
«Архивное ДЕЛО» изначально интегрируется с СЭД «ДЕЛО» (такая возможность заложена разработчиком). На данный момент закуплено 3 лицензии для различных пользовательских ролей: «Архивный работник», «Делопроизводитель», «Читатель».
Сотрудник с ролью «Архивный работник» имеет доступ к максимуму функций в системе и будет заниматься актуализацией справочников, составлением сводной номенклатуры и экспортом РК из СЭД «ДЕЛО». Напомним, что списание документов в номенклатурные дела – штатная функция «ДЕЛА» и доступна пользователям СЭД с соответствующими правами. Таким образом, все регистрационные карточки документов будут передаваться из СЭД с максимально полной информацией, и специалисту не потребуется вносить их в «Архивное ДЕЛО» вручную.
Роль «Делопроизводитель» и соответствующее пользовательское рабочее место предназначено для специалиста, занимающегося составлением номенклатуры дел канцелярии, экспортом РК документов этого подразделения из СЭД «ДЕЛО» и оформлением актов об уничтожении дел с истёкшими сроками хранения.
Чтобы разгрузить систему электронного документооборота от законченных делопроизводством документов, организовано их оперативное хранение в системе «Архивное ДЕЛО». Для доступа к ним приобретена пользовательская лицензия «Читатель». Возможности этой роли меньше, чем у категорий «Архивный работник» и «Делопроизводитель», но достаточны для решения своих задач: она позволяет осуществлять оперативный поиск необходимых документов, экспортированных из СЭД «ДЕЛО». В планах на будущее – рассмотреть вопрос о дополнительной закупке таких лицензий, что позволит обеспечить полноценную работу с документами в электронном виде в каждом из подразделений (через ответственных за делопроизводство).
Установка и настройка системы проведена с помощью специалистов компании «КС-Консалтинг». В базу данных заложено максимальное количество информации: справочник «Фонды», фондообразователь, номенклатура дел, статьи хранения по типовому перечню, справочник «Пользователи».

В рамках этого этапа автоматизации также приобретено дополнительное программное обеспечение для СЭД «ДЕЛО». В частности, закуплена подсистема «Управление процессами» (позволяет реализовать в СЭД произвольные документные процессы), сервер «ДЕЛО-Web» (для доступа в СЭД через веб-интерфейс) и опция «Печать штрих-кода» (используется для распознавания бумажных документов при их сканировании).
Дата размещения: 2019-06-19

Контактное лицо: Анфимова Татьяна Анатольевна
Контактный e-mail: Отправить письмо
URL: http://www.eos.ru
Описание деятельности:
Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – ведущий российский производитель и поставщик систем автоматизации документооборота и делопроизводства, ECM-систем.
Мы разрабатываем и внедряем современные системы управления корпоративным контентом, обеспечивающие оперативную работу с документами, информацией, знаниями и управление взаимодействием пользователей. Наши системы позволяют эффективно осуществлять единое комплексное управление различными документационными процессами организации.
Мы автоматизируем документооборот - от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.
Мы разрабатываем и предлагаем нашим клиентам и партнерам современные и высокотехнологичные системы управления электронными документами.
Подробнее о компании Электронные Офисные Системы

Другие пресс - релизы компании:
Внедрение EOS for SharePoint в ГК «Пионер»
Серия вебинаров от ЭОС на осень 2019
Конференция о возможностях современных СЭД
От журнала регистрации к цифровой экономике
АО «Хакасвзрывпром» о СЭД «ДЕЛО»
ОС Astra Linux совместима с СЭД «ДЕЛО» и системой «КАРМА» компании ЭОС
Создание портала для работы с обращениями граждан
Как развиваются МФЦ. Взгляд ИТ-специалиста
ЭОС - один из лучших партнеров «Актив» в 2018 г.
Опыт пилотного внедрения системы архивного хранения

Другие 5 пресс-релизов в разделе Выставки, форумы, конференции, конкурсы. Выставочное и презентационное оборудование.:
Внедрение EOS for SharePoint в ГК «Пионер»
Электронная очередь системы NEURONIQ в Казахстане
«ОЛИМПОКС:Предприятие»: новый масштаб – новые возможности
Trusted Security Module для ARM-процессоров сертифицирован ФСТЭК России
Ильинский дом-интернат для престарелых и инвалидов успешно внедрил «БЭСТ-5.Питание»
Полная версия
Сервер пресс - релизов:::Выставки, форумы, конференции, конкурсы. Выставочное и презентационное оборудование.:::Электронный архив в ЗакСобрании Новосибирской обл
© 1999-2019 Синтез Бизнес Новаций admin@b2bsbn.ru, webmaster@b2bsbn.ru




Rambler's Top100