| «1С:Документооборот 8» оптимизировал работу с 500 субарендаторами комплексов ОАО «РЖД» |
Специалисты компании «1С-Рарус» внедрили систему «1С:Документооборот 8» в группе компаний, занимающихся управлением вокзальными площадями структуры «РЖД». В результате организовано оперативное взаимодействие с 500 субарендаторами вокзалов «РЖД».
ОАО «Организация питания на вокзалах», ОАО «Трансвязь» и ОАО «Трансмаркет» (далее группа компаний) - сетевые операторы, работающие в структуре ОАО «РЖД», управляют арендованными у ОАО «РЖД» площадями на 348 вокзалах, расположенных в Москве, Санкт-Петербурге, административных центрах субъектов РФ, городах с населением более 200 тыс. человек.
В настоящее время у Группы компаний 500 субарендаторов, с каждым из которых действуют индивидуальные условия сотрудничества.
Для повышения эффективности решения этих задач компаниям требовалась информационная система, которая позволила бы организовать оперативную переписку с субарендаторами, ускорить принятие решений о сотрудничестве, обеспечить надежное хранение документов и быстрый доступ к каждому из них, сократить время согласования договоров и исключить их утерю.
Автоматизировать работу с документами было решено с помощью системы «1С:Документооборот 8 ПРОФ». Исполнителем стала компания “1С-Рарус”. Была разработана технология внедрения, которая предполагала быстрый запуск небольших блоков системы и мгновенный старт их эксплуатации. В итоге проект был реализован всего за 2 месяца. Создано 20 автоматизированных рабочих мест.
Ключевые результаты проекта
● Автоматизирована деловая переписка с партнерами-субарендаторами, Дирекциями железнодорожных вокзалов, административным и управляющим составом вокзалов/вокзальных комплексов. Организован учет трех видов входящих и семи видов исходящих документов: заявок на субаренду, на расторжение, уведомления об изменении ставки аренды и т.д.
● Все корпоративные документы категоризированы по видам, что обеспечило удобство доступа к ним в системе. Теперь за считанные секунды можно найти документы по каждому субарендатору.
● Согласование документов переведено в электронный вид. Разработан новый регламент согласования, стандартизированы действия пользователей в жизненном цикле документа, назначены ответственные за исполнение резолюций.
● Руководство теперь имеет быстрый доступ к входящим документам в системе и оперативно рассматривает запросы сотрудников. Стало проще контролировать выполнение поручений.
● Интеграция системы с сервисом “СПАРК Риски” позволяет быстро оценивать благонадежность потенциальных партнеров. Обязательная проверка контрагента на стадии выбора субарендатора помогает снизить риск сдачи помещений недобросовестным партнерам и сохранить высокое качество услуг, предоставляемых пассажирам.
Все это помогает компаниям быстро принимать решения о сотрудничестве с субарендаторами, формировать и согласовывать сопроводительные документы. В результате проекта в группе компаний удалось сохранить высокий темп деловой переписки и оформления договоров при возросшем на 25-40% объеме работы с документами.
Кроме того, у компаний открыт филиал в Екатеринбурге, который также занимается привлечением субарендаторов и размещением их торговых точек на вокзалах. Перевод согласования документов в электронный вид существенно упростил работу сотрудников филиала. Теперь они сами запускают процессы согласования договоров и контролируют их. Формирование и обработка документов из Екатеринбурга ускорились вдвое. |
| Дата размещения: 2017-09-06 |
|
