Сервер пресс - релизов:::Программное обеспечение для государственных, муниципальных и бизнес - структур:::Камчатский край: как научиться согласовывать документы за 2 дня
Полная версия
Камчатский край: как научиться согласовывать документы за 2 дня
Внедрение электронного документооборота в органах власти Камчатского края стартовало еще в 2012 году. Но за первые 8 лет существенного прорыва добиться не удалось – он случился лишь после 2020 года. Зато за прошедшие с момента активизации в регионе 2 года удалось добиться колоссального ускорения процесса согласования документов в электронном виде: теперь это занимает чуть более двух дней. О том, как это происходило, рассказывает Иван Гордиенко, начальник службы технической поддержки ГИС ЕСЭД министерства цифрового развития Камчатского края.
- Расскажите о том, почему цифровизация активизировалась в 2020 году?
- Проект действительно стартовал еще в 2012 году. Тогда была закуплена партия в 1000 рабочих мест СЭД «ДЕЛО». За 3 месяца их внедрили, в результате чего исполнительные органы власти Камчатского края начали регистрировать документы в электронном виде. Конечно, планировалось, что организации постепенно начнут полноценно работать с электронными документами, но не срослось: не хватило в первую очередь воли и заинтересованности руководства.
Именно эти факторы были устранены с приходом нового губернатора – Владимира Солодова. В 2020 году губернатор, ориентируясь на передовой опыт в цифровизации документооборота соседних регионов, решил, что надо использовать планшеты в качестве основного инструмента для работы с документами. В связи с этим начали проводить рабочие группы, заседания с первым вице-губернатором края по совершенствованию информационной системы.
- Какие цели были поставлены губернатором тогда?
- Для нас главным было сделать так, чтобы все документы проходили быстрое электронное согласование с публикацией итоговой версии на сайте. Поэтому, когда первый раз согласование прошло за 3 дня, это был серьезный успех.
- За счет чего этого удалось добиться?
- На заседаниях рабочей группы мы много внимания уделили регламентной составляющей и ее оптимизации. Изначально схема утверждения была достаточно длинной и неудобной. Мы выявили три наиболее критичных участка, где терялось время: это работа с резолюциями, их утверждение. Пришлось убрать эти пункты и скорректировать некоторые этапы. В результате время прохождения документа сократилось до 3 дней – они существуют полностью в электронном виде и не распечатываются в принципе.
- Часто сетуют, что цифровизации мешает человеческий фактор: люди не готовы меняться и перестраиваться под новые процессы. Как справились с этим?
- Добровольно-принудительно. Очень значимым оказался личный пример, который подал губернатор: все участники электронного документооборота вслед за ним начали активно использовать возможности информационной системы. К тому же есть регламенты, где участие в электронном документообороте закреплено – их необходимо исполнять. Кроме того, партнером по внедрению были разработаны сервисы, которые контролируют срок согласования, если он нарушен. Если истек срок визирования в соответствии с регламентом, то автоматически появлялась метка об этом. Также были созданы отчетные формы, которые контролировали срыв сроков визирования по исполнителям. После этого исполнители зашевелились.
Несколько помогла нам и пандемия. Тогда курьерские службы перестали работать, поэтому перевод в электронный вид всех носителей документов оказался очень кстати.
- Какова на данный момент ситуация с использованием электронного документооборота в Камчатском крае?
- Мы добились многого. Участниками электронного документооборота являются все органы госвласти, муниципальные образования и более 270 иных органов и организаций. Суммарно это более 4 тыс. пользователей. Теперь мы идем к плановому параметру в 380 органов и организаций, чтобы достигнуть уровня цифровой зрелости края. Кроме того, мы подключили все органы исполнительной власти к использованию мобильного приложения. За счет этого среднее время согласования и визирования документов – особенно в части нормативно-правовых актов – сократилось до 2-ух дней. Но по некоторым показателям еще не достигли нормативных значений. Это касается соглашений, постановлений правительства, протоколов губернатора – в работе с ними задействовано очень много должностных лиц, так что оптимизировать путь сложно. Также мы запустили единую интернет-приемную, личные кабинеты, формируем QR-коды на ответах на обращения граждан, чтобы упростить отслеживание их движения.
- Рабочее место для какой роли?
- По умолчанию в соглашении на подключение указываются делопроизводитель (или регистратор) и непосредственный руководитель организации. Если этого недостаточно, то мы увеличиваем канал передачи данных для наращивания скоростей интернет-соединения и только тогда подключаем большее количество сотрудников. В целом охват всей территории края, оптимизация текущих процессов – это первоочередная задача на конец года и на следующее полугодие. В дальнейшем мы планируем полный или частичный перевод обращений граждан в электронную форму – у нас уже работает интернет-приемная, которая позволяет оперативно отслеживать информацию по обращениям граждан, т.к. это направление надо усиливать.
- Велика ли вероятность еще ускорить процесс согласования?
- Это возможно. Рассказ коллег из других регионов на конференции «Осенний документооборот» подсказал направление. К тому же чем больше автоматизируем и регламентно закрепляем нюансы сроков прохождения документов, тем быстрее идут процессы.
- Каковы планы на ближайшее время?
- Мы хотим охватить электронным документооборотом всю территорию Камчатского края, но сталкиваемся со сложностями. Так как регион отдаленный, качество Интернет-соединения временами оставляет желать лучшего. Поэтому для охвата важно количество не пользователей, а организаций. Мы не подключаем каждого в организации, где 30-40 работников – цифровизируется только одно рабочее место. Этого достаточно для обеспечения стандартного объема ЭДО.
Дата размещения: 2022-11-22

Контактный e-mail: Отправить письмо
URL: http://www.eos.ru
Описание деятельности:
Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – ведущий российский производитель и поставщик систем автоматизации документооборота и делопроизводства, ECM-систем.
Мы разрабатываем и внедряем современные системы управления корпоративным контентом, обеспечивающие оперативную работу с документами, информацией, знаниями и управление взаимодействием пользователей. Наши системы позволяют эффективно осуществлять единое комплексное управление различными документационными процессами организации.
Мы автоматизируем документооборот - от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.
Мы разрабатываем и предлагаем нашим клиентам и партнерам современные и высокотехнологичные системы управления электронными документами.
Подробнее о компании Электронные Офисные Системы

Другие пресс - релизы компании:
Новые версии приложений EOSmobile
Что умеет «Архивное дело» 6.2 на «ЭОС Платформе»
«Архивное дело» на ЭОС Платформе, версия 6.2
Вебинар об особенностях использования ЭП
«ДЕЛО» во Владивостоке осваивает новые возможности
Камчатский край: как научиться согласовывать документы за 2 дня
Осенний документооборот: в новой нормативно-технологической среде
Итоги конференции в Кисловодске
Уже совсем скоро «Осенний документооборот – 2022»
ЭОС расширяет международное сотрудничество со странами Африки

Другие 5 пресс-релизов в разделе Программное обеспечение для государственных, муниципальных и бизнес - структур:
Новые версии приложений EOSmobile
«ДиалогНаука» включила в продуктовый портфель решения компании «МСофт»
Выпуск базовой версии и новые цены на «1C:Управление нашей строительной фирмой»
Выпуск редакции 3.1 и новые возможности поддержки 1С:CRM
«1С-Рарус:Торговый комплекс 3.0» прошел сертификацию «1С:Совместимо»
Полная версия
Сервер пресс - релизов:::Программное обеспечение для государственных, муниципальных и бизнес - структур:::Камчатский край: как научиться согласовывать документы за 2 дня
© 1999-2023 Синтез Бизнес Новаций admin@b2bsbn.ru, webmaster@b2bsbn.ru