Сервер пресс - релизов:::Тара и упаковка:::«Архивное дело» 7.0 на импортонезависимой «ЭОС Платформе»
Полная версия
«Архивное дело» 7.0 на импортонезависимой «ЭОС Платформе»
Популярная система ЭОС «Архивное дело», реализованная на «ЭОС Платформе», обновилась функционально и в некоторых деталях интерфейса. Версия 7.0 получила функцию создания и обработки запросов на выдачу архивных материалов (в том числе электронных подлинников), новые возможности для обеспечения безопасной работы, систему протоколирования действий пользователей и уточнение их ролевых прав. Также реализовано уничтожение электронных документов с истекшим сроком хранения, появился расширенный список форматов для сохранения скан-копий и ряд других функций, упрощающих управление архивом и организацию доступа к хранящимся в базе данных системы материалам.

Архив организации сегодня является гораздо более востребованным ресурсом, чем несколько лет назад. Это ценный информационный блок, к которому все чаще обращаются не только архивные работники и делопроизводители, но и другие специалисты. Повышение востребованности материалов архива (в том числе хранящихся в БД в цифровом виде) привело к необходимости более точного разграничения прав доступа в архивных системах, усовершенствования контроля действий пользователей, а также разработки инструментов для выдачи, учета использования и уничтожения электронных архивных данных. Все эти тренды нашли отражение в обновленной системе «Архивное дело» компании ЭОС.
Расширяем функционал, добавляем новые операции и уточняем права
Для автоматизации процесса использования архивных материалов в «Архивном деле» 7.0 появилась новая функция – «Запросы». Она предназначена для создания запросов на выдачу дел, документов во временное пользование из архивохранилища и получения пользователями копий архивных материалов, в том числе в форме электронных документов. Запросы могут быть оформлены для получения:
• подлинников архивных документов (бумажных);
• электронных копий (сканов) архивных документов;
• заверенных копий архивных документов;
• электронных документов.
Формирование запроса на выдачу доступно пользователям читального зала (роль «Читатель»), делопроизводителям и архивным работникам. Предусмотрена возможность создать текстовое описание запроса и прикрепить к нему архивные регистрационные карточки дел и документов (если нужна конкретная копия или доступ к файлам).

В обновленной версии уточнены правила работы в системе для разных категорий пользователей. Для ролей «Архивный работник», «Делопроизводитель» и «Читатель» конкретизированы их права при работе с записями о выдаче дел и актами о выбытии. Делопроизводителям добавлены новые групповые операции: включить дела в акт о выбытии, включить дела в сдаточную опись, создать акт о выбытии и создать сдаточную опись.
Для роли «Архивный работник» появилась новая функция: экспорт сводной описи (или ее раздела/подраздела) в XML-файл для последующей его передачи в систему «Архивный фонд».
Уничтожение электронных документов и выдача из архива цифровых подлинников
Архивные материалы, имеющие конечный срок хранения, должны по его истечении проходить процедуру уничтожения – и не важно, в бумажном виде такие документы существуют или в электронном. В «Архивном деле» 7.0 реализована процедура уничтожения электронных документов, срок хранения которых закончился. Кроме прекращения возможности физического доступа к таким материалам, этот процесс в системе оформляется документально в соответствии с правилами работы архивов, то есть через проведение экспертизы ЭПК и подготовку акта о выделении документов к уничтожению.
В отличие от аналогичной операции с бумажными документами, процедура уничтожения электронных документов имеет особенности: она реализована с учетом концепции «остаточных реквизитов». Это значит, что метаданные документа и дела могут быть удалены частично, если это соответствует целям организации. Состав реквизитов, которые необходимо удалить, настраивается в системе.

Для использования архивных материалов, созданных изначально в электронном виде и хранящихся в архиве в качестве электронных подлинников, в версию 7.0 введена отдельная функция для выдачи электронных документов. Она осуществляется через «Запросы» и доступна при наличии опции «Архив электронных подлинников».
Выдача электронных документов представляет собой формирование пакета (zip-контейнера) на основании информации в эталонном хранилище с подписанием пакета ЭП. Пакет содержит паспорт контейнера выдачи, описание документа, метаданные и файлы документа, специальные файлы, которые были переданы вместе с документом в архив, а также ЭП ответственного лица, осуществившего выдачу. Все выданные контейнеры учитываются в специальном реестре системы, а действия по выдаче протоколируются.
Поточное сканирование
В обновленном «Архивном деле» появился визуальный контроль поточного сканирования. С его помощью можно просматривать и дополнительно обрабатывать результат сканирования. Перечень доступных форматов файлов, в которых можно сохранять сканы, расширен. В седьмой версии системы можно выбирать из следующих форматов файлов: простой текстовый файл (.txt), Rich Text Format (.rtf), MS Office (.docx), Open formats (.odt), Portable Document Format (.pdf) с OCR (при выборе данного формата результаты будут сохраняться с распознаванием текста).
Максимальная защита и контроль
В «Архивном деле» 7.0 появились дополнительные инструменты для обеспечения безопасности, относящиеся к алгоритмам доступа в систему и протоколированию действий пользователей.

Для сбора и накопления информации об операциях, совершаемых пользователями в системе «Архивное дело», в версию 7.0 добавлена новая функция «Протоколирование», являющаяся частью раздела «Администрирование». Перечни протоколируемых операций отображаются в виде таблиц, их можно сохранять в файл, а также распечатывать.

Подробнее об изменениях в новой версии можно прочитать на нашем сайте.
Дата размещения: 2023-09-05

Контактный e-mail: Отправить письмо
URL: http://www.eos.ru
Описание деятельности:
Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – ведущий российский производитель и поставщик систем автоматизации документооборота и делопроизводства, ECM-систем.
Мы разрабатываем и внедряем современные системы управления корпоративным контентом, обеспечивающие оперативную работу с документами, информацией, знаниями и управление взаимодействием пользователей. Наши системы позволяют эффективно осуществлять единое комплексное управление различными документационными процессами организации.
Мы автоматизируем документооборот - от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.
Мы разрабатываем и предлагаем нашим клиентам и партнерам современные и высокотехнологичные системы управления электронными документами.
Подробнее о компании Электронные Офисные Системы

Другие пресс - релизы компании:
Не упустите шанс: Специальная акция на мобильные приложения для эффективных совещаний!
Вебинар о новой версии СЭД «Дело» 24.3
ГК «ЭОС» подтвердила совместимость СЭД «Дело» с российской СУБД Postgres Pro
Используем СЭД «ДЕЛО» на 110%: вебинар о дополнительных возможностях системы
Электронный документооборот в импортонезависимой среде на уровне региона: опыт Ростовской области
В госорганах Мордовии активно внедряют СЭД «Дело»
Миграция СЭД «Дело» на Postgres Pro в АО «НИКИЭТ»
Вебинар о новой версии СЭД «ДЕЛО» 24.2
Вышла новая версия СЭД «ДЕЛО» 24.2
СМР от ЭОС поддерживает три импортонезависимые ОС

Другие 5 пресс-релизов в разделе Тара и упаковка:
Не упустите шанс: Специальная акция на мобильные приложения для эффективных совещаний!
Ташкентский офис «1С-Рарус» получил статус «Центр реальной автоматизации»
Сертификат «1С:Совместимо» получил модуль для 1С:ERP и 1С:КА «1С:Общепит»
«1С-Рарус» в Ташкенте подтвердил компетенции Центра по ERP-решениям
«1С-Рарус» модернизировал систему учета в Телерадиокомпании «Новый Век»
Полная версия
Сервер пресс - релизов:::Тара и упаковка:::«Архивное дело» 7.0 на импортонезависимой «ЭОС Платформе»
© 1999-2024 Синтез Бизнес Новаций admin@b2bsbn.ru, webmaster@b2bsbn.ru